Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §

Savonlinnan kesäyliopiston opiskelija-asiakasrekisteri
(Kongressi – tapahtumanhallinta ja ilmoittautumisjärjestelmä)

Laatimispäivä
10.4.2018
Päivitetty
27.8.2018

1. REKISTERINPITÄJÄ
Savonlinnan kesäyliopistoyhdistys ry
Puistokatu 5, 57100 Savonlinna
044 7730998
[email protected]

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Toimistonhoitaja/suunnittelija Erja Tynkkynen-Tammisuo
Puistokatu 5
57100 Savonlinna
044 7730997
[email protected]

3. REKISTERIN NIMI
Savonlinnan kesäyliopiston opiskelija-asiakasrekisteri (Kongressi – tapahtumanhallinta ja ilmoittautumisjärjestelmä)

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Asiakaspalvelu ja tilastointi.  Markkinointitarkoitukseen henkilön erillisellä suostumuksella.
Henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolain 8 § ja 4. lukuun.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Henkilötiedot: sukunimi, etunimet, syntymäaika, henkilötunnus, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, sähköpostiosoite, puhelin, ammattinimike, äidinkieli, sukupuoli, kotikunta vuoden alussa.  Työnantaja/oppilaitostiedot. Tilastotietoja: koulutus, opintojen tarkoitus, pääasiallinen toiminta. Henkilön antama markkinointilupa kesäyliopiston tarjonnasta tiedottamiseen.

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Sähköinen tai paperinen ilmoittautumislomake.

7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Ei luovuteta
Julkisia henkilötietoja voidaan luovuttaa pyynnöstä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 13 §:n ja 16 §:n 3 mom. mukaisesti.

8. TIETOJEN SIIRTO EU:n TAI ETA:n ULKOPUOLELLE
Ei siirretä

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
A. Manuaalinen aineisto
Paperiset ilmoittautumislomakkeet säilytetään lukitussa tilassa kunnes niiden tiedot on käsitelty, jonka jälkeen ne hävitetään. Ilmoittautumistiedot tallennetaan sähköiseen järjestelmään.
B. Sähköisesti käsiteltävät tiedot
Rekisteri ylläpidetään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla. Pääsy rekisterin tietokantaan on rajoitettu käyttäjätunnuksien ja salasanojen avulla. Käyttöoikeudet tietokantaan annetaan vain niille työntekijöille, joiden työnkuva sitä edellyttää.

10 TARKASTUSOIKEUS
Jokaisella on oikeus tarkastaa sidosryhmärekisteriin sisältyvät itseään koskevat henkilötietonsa (henkilötietolain 26 ja 28 §). Tietoja pyydetään rekisterinpitäjältä henkilökohtaisesti kesäyliopiston toimistolla tai kuvavälitteisesti etäyhteydellä.

11. OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA
Rekisterissä oleva virheellinen tieto korjataan rekisterinpitäjälle tehdyn rekisteröidyn kirjallisen pyynnön perusteella (henkilötietolain 29 §). Lisäksi tietoja päivitetään oma-aloitteisesti ja vanhentuneet tiedot poistetaan säännöllisin väliajoin.

12. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET
Esim. Henkilötietolain 30 §:n mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Sähköistä suoramarkkinointia koskevat säännökset ovat sähköisen viestinnän tietosuojalain 26 §:ssä. Markkinointikiellon voi ilmaista ilmoittautumislomakkeella tai se osoitetaan rekisterinpitäjälle yllä mainittuun osoitteeseen.